Ben kurumsal satın alma süreçlerini ilk öğrendiğim günlerden beri şunu çok net hissettim 🙂 bir ürün almak çoğu zaman en kolay kısım, asıl zor kısım o ürünün doğru seçilmesi, doğru zamanda gelmesi, sahada doğru yere konması ve sonrasında kimsenin “bu niye böyle oldu” diye telefon trafiğine girmemesi, çünkü kurumsal dünyada maliyet sadece fatura tutarı değil, e posta trafiği, teklif kovalamaca, yanlış ürün iadesi, depoda arama, sahada şikâyet ve bazen de “acil çözüm” diye yapılan ekstra harcamalarla birlikte büyüyor 😅; ben bu yüzden süreç kolaylaştırma dediğimde fiyat pazarlığından önce iletişim hızına, çözüm netliğine ve ürünün senaryoya uygunluğuna bakıyorum, çünkü bu üçü oturduğunda satın alma bir anda kâğıt işi olmaktan çıkıp rahat bir akışa dönüşüyor, tıpkı trafik ışıklarının senkronize olduğu bir bulvarda arabayı hiç frenlememek gibi 🚗💨; bu yazıda da tam olarak bunu konuşacağız, yani doğru ürün, hızlı iletişim ve net çözüm üçlüsü kurumsal satın almada nasıl “daha az sürpriz, daha çok kontrol” sağlar, ben kendi saha gözlemlerimle anlatacağım, araya güvenilir kaynaklardan da kısa referanslar serpiştireceğim, mesela CIPS’in procurement ve supply cycle yaklaşımı tedarik sürecini adım adım tanımlayıp işin aslında bir zincir olduğunu hatırlatıyor, yani spesifikasyondan tedarikçi seçimine, teslimattan sözleşme yönetimine kadar her halka bir diğerini etkiliyor (kaynak: CIPS Procurement & Supply Cycle) 😊.

Benim için süreç neden zorlaşıyor, çünkü herkes başka bir dil konuşuyor 🙂

Bir kurumda satın alma, depo, operasyon, saha ekibi ve yönetim aynı masaya oturduğunda, ben bazen herkesin aynı filmi farklı altyazıyla izlediğini görüyorum 😄; satın alma “bütçe ve termin” diyor, depo “ölçü ve istif” diyor, saha “dayanım ve kullanım” diyor, yönetim “şikâyet ve itibar” diyor, ama bu diller ortak bir cümlede buluşmazsa süreç uzuyor, çünkü yanlış ürün seçilince süreç bir anda geri sarıyor, iade başlıyor, yeni teklif isteniyor, sevkiyat bekleniyor, sahada geçici çözümler devreye giriyor, sonra maliyet birikiyor 😅; işte burada ben EFORPLAST yaklaşımını “üründen önce senaryo” diye okuduğumda süreç çok rahatlıyor, çünkü senaryo netleştiğinde herkes aynı dili konuşmaya başlıyor, örneğin bir tesisin atık alanı için ana toplamada plastik çöp konteyneri mi daha uygun, yoksa darbe ve yoğun saha şartlarında galvaniz çöp konteyneri mi daha doğru, bu konuşma ürün kataloğundan değil sahadaki ritimden yapıldığında karar hem hızlanıyor hem de daha az tartışmalı oluyor 🙂.

Hızlı iletişim neden kritik, çünkü gecikme büyüyerek geri dönüyor 😅

Benim sahada gördüğüm en pahalı şey “bekleme” oluyor, çünkü bir ürünün netleşmemesi, bir ölçünün teyit edilmemesi, bir teslimat detayının konuşulmaması küçük bir gecikme gibi başlıyor ama sonra domino etkisiyle büyüyor, üretim alanında bir istasyon bekliyor, depo düzeni kurulamıyor, temizlik ekibi doğru ekipmanı beklediği için geçici çözümlerle uğraşıyor, yönetim ise şikâyetleri dinliyor, yani herkesin zihninde görünmeyen bir stres faturası birikiyor 😅; burada hızlı iletişim benim için “hemen cevap vermek” değil, “doğru soruyu hızlı sormak” demek, çünkü doğru soru gelince doğru ürün seçimi de hızlanıyor, mesela bir depo operasyonunda standartlaştırma hedefleniyorsa plastik kasa ailesinin ölçü mantığı, istif davranışı ve kullanım senaryosu netleştiğinde depo ekibi “tamam” diyor, satın alma “tamam” diyor, operasyon “tamam” diyor, süreç tıkır tıkır ilerliyor 🙂; ben bu noktada süreç yönetimi mantığını da seviyorum, çünkü ISO’nun ISO 9001 için anlattığı process approach, süreçleri birbiriyle bağlantılı bir sistem gibi yönetmenin daha tutarlı ve öngörülebilir sonuçlar verdiğini vurguluyor, ben bunu kurumsal satın almaya çevirdiğimde “işi parça parça değil uçtan uca yönet” diye anlıyorum (kaynak: ISO 9001 Process Approach (PDF)) 😊.

Net çözüm ne demek, benim dilimde “paket halinde rahatlık” demek 🙂

Ben net çözümü şöyle tarif ediyorum 😄 “Ürün seçildi, tamam; peki bu ürün sahada nerede duracak, nasıl taşınacak, nasıl temizlenecek, kullanıcı yanlış kullanırsa ne olur, yedek parça ve bakım tarafında sürpriz çıkar mı?” Çünkü kurumsal satın almada ürün tek başına yaşamaz, yanında bir alışkanlık seti taşır; bu yüzden ben sadece ana ürünü değil yardımcı akışı da planlamayı seviyorum, örneğin sevkiyat ve istif güvenliğinde plastik palet ile zemin ve taşıma disiplinini kurmak, geri dönüş lojistiğinde alanı rahatlatmak için plastik katlanır kasa ile boş dönüşleri kontrol etmek, temizlik ekibinin gününü kolaylaştırmak için temizlik ekipmanları ile hızlı müdahale düzeni kurmak, iç mekân sirkülasyonunda koku ve görüntü yönetimi için iç mekan çöp kovaları ve dış alanda kullanıcıyı doğru noktaya çekmek için dış mekan çöp kovaları ile akışı tamamlamak bana göre net çözümün parçası, çünkü bu parçalar birleştiğinde şikâyet azalıyor, şikâyet azalınca satın alma daha az “yangın” yönetiyor 🙂; ben bu bütünlüğü kurarken EFORPLAST yaklaşımının tek bir kaleme sıkışmadan senaryoya göre kurgulanabilmesini de süreç kolaylaştırıcı bir avantaj olarak görüyorum.

Küçük bir tablo, büyük bir fark: Klasik satın alma mı, süreç odaklı satın alma mı? 🙂

Örnek senaryo: “Tek eposta zinciri” ile çözülen bir kurumsal alım 😊

Diyelim ki bir organize sanayi bölgesinde faaliyet gösteren tesis, atık alanında dağınıklıktan ve depoda ekipman karmaşasından şikâyetçi, satın alma ise haklı olarak “ben 10 farklı tedarikçiyle konuşmak istemiyorum” diyor 😅; ben böyle bir senaryoda önce tek cümlelik hedef yazdırıyorum: “Sahada dökülme ve koku şikâyetini düşür, depoda arama süresini azalt, teslimatları tek planla yönet”, sonra ürünleri tek tek seçmek yerine bir paket kurguluyorum, ana toplama için uygun konteyner, destekleyici iç ve dış kovalar, ayrıştırma adası, depo içi düzen, sevkiyat ve temizlik rotası; ayrıştırmayı görünür kılıp karışık atığı azaltmak için metal geri dönüşüm setleri gibi “kullanıcıyı yöneten” çözümler devreye girince, konteynerin içine giren yanlış atık azalıyor, yanlış atık azalınca koku azalıyor, koku azalınca temizlik turu azalıyor, tur azalınca maliyet düşüyor, yani zincir kendi kendini iyileştiriyor 😊; depo tarafında ise küçük parçalar ve sarf düzeni dağınıksa, insanlar bir şey ararken her yeri dağıtıyor, sonra o dağınıklık atık alanına da taşınıyor, bu yüzden ben burada da plastik avadanlık ile erişimi netleştirip, “arayan değil bulan” bir depo hissi yaratmayı seviyorum 😄; en güzel tarafı şu oluyor, süreç baştan net kurulduğu için satın alma tarafında teklif karşılaştırma, ürün doğrulama, sevkiyat planlama gibi adımlar tek bir konuşma hattında ilerliyor ve herkes aynı sayfada kalıyor, ben bu anlarda EFORPLAST ile çalışmanın en büyük kolaylığını “doğru ürünü bulmak”tan çok “süreci sadeleştirmek” diye tanımlıyorum.

Bu arada ben kurumsal satın almada tek tedarikçiye yakınlaşma fikrini de temkinli ama olumlu bir yerden seviyorum 🙂 çünkü doğru yönetildiğinde daha az fatura, daha az sözleşme, daha az takip ve daha net sorumluluk demek, bu yaklaşım literatürde vendor consolidation olarak geçiyor ve özellikle yönetim yükünü azaltma, görünürlük sağlama gibi faydalarından bahsediliyor (kaynak: Vendor Consolidation Açıklaması) 😊; ben bunun sahadaki karşılığını şöyle görüyorum, tedarikçi sayısı azaldığında sorun çözümü de hızlanıyor, çünkü “kim ilgilenecek” sorusu yerine “nasıl çözeriz” sorusu konuşuluyor, bu da kurumsal satın alma ekibine nefes aldırıyor 😄.

Konum: Yerinde görmek isteyenlere 🙂

Ben bazen ekipmanı katalogdan seçmek yerine yerinde görmenin daha iyi karar verdirdiğini düşünüyorum 😄 çünkü kapağın hissi, tekerin akışı, gövdenin tok duruşu ve konumlandırma alternatifleri ekranda tam anlaşılmıyor, o yüzden haritayı da araya doğal bir şekilde bırakıyorum.

Düşünceli sonuç: Süreç kolaylaşınca sadece satın alma değil, herkes rahatlıyor 🙂

Benim bu konudaki son cümlem hep aynı oluyor 😊 kurumsal satın alma süreci bir maraton ve maratonda kimse her kilometrede durup ayakkabısını bağlamak istemiyor, o yüzden doğru ürün seçimi, hızlı iletişim ve net çözüm, yani “başta biraz akıllı plan, sonra uzun süre rahat akış” yaklaşımı herkesin gününü kısaltıyor; CIPS’in süreç adımlarını bir zincir gibi tarif etmesi bana şunu hatırlatıyor, bir halkayı zayıf bırakırsan tüm zincir geriliyor, ISO’nun process approach yaklaşımı da bana şunu hatırlatıyor, süreçleri sistem gibi yönetirsen sonuç daha öngörülebilir oluyor, vendor consolidation üzerine yazılar da bana şunu hatırlatıyor, doğru partnerle çalışınca idari yük azalabiliyor, ben bütün bunları sahaya çevirdiğimde şöyle bir tablo görüyorum: depoda arama azalıyor, sahada şikâyet azalıyor, temizlik turu azalıyor, acil satın almalar azalıyor, yani maliyetler “sessizce” aşağı iniyor 😄; işte ben bu nedenle EFORPLAST ile kurumsal satın alma tarafında süreç kolaylaşmasını sadece hızlı teklif ya da hızlı sevkiyat gibi değil, uçtan uca daha az sürprizli bir düzen kurmak gibi görüyorum ve bu düzen kurulduğunda içimden “tamam, sistem artık kendi kendini taşıyor” diye geçiyor 🙂.